Moments de collaboration unFIX : comment appliquer les feedbacks ?
Sommaire
Bienvenue dans la deuxième partie de notre série d’article d’exploration sur l'utilisation du feedback dans les Moments de collaboration selon le modèle unFIX.
Après avoir dévoilé les différents types de feedback et leur importance fondamentale dans la première partie, nous plongeons désormais dans l'application concrète de ces outils à des moments clés de collaboration. Chaque interaction offre l’opportunité de renforcer notre travail d'équipe, d'encourager l'innovation et de naviguer à travers les défis avec agilité et compréhension mutuelle.
Dans cette partie, nous allons associer spécifiquement des types de feedback à huit Moments de collaboration. Préparez-vous à enrichir votre boussole de feedback avec des orientations pratiques et à découvrir comment chaque type de feedback peut élever la qualité de nos échanges professionnels !
Pour retrouver la partie 1 de l’article : Moments de collaboration unFIX : quels sont les différents types de feedback ?
Pour découvrir la partie 3 de l’article : Moments de collaboration unFIX : le feedback comme moteur de puissance !
La session de Présentation
Pour une session de Présentation, également appelée "réunion de lancement (Kick-Off)" ou "premiers entretiens", les participants apprennent à se connaître et se préparent à collaborer. Pour ce type de rencontre, le Feedback appréciatif (AAA : Appréciation, Amplification, Ajustement) semble le plus approprié.
Pourquoi le feedback dit “Appréciatif” est idéal pour une session de Présentation ?
C'est le moment parfait pour commencer à établir des relations positives. Le fait d’exprimer une appréciation sincère pour les compétences, expériences ou perspectives que chaque personne apporte à la table peut aider à construire un fondement de respect mutuel et de confiance.
Encourager les participants à partager davantage sur ce qu'ils peuvent apporter au projet ou à l'équipe peut non seulement renforcer leur sentiment d'appartenance, mais aussi révéler des ressources et des compétences précieuses qui pourraient autrement rester sous-utilisées.
Bien que l'ajustement dans ce contexte soit généralement minimal, il peut impliquer d'encourager les participants à réfléchir à la manière de mieux contribuer à la dynamique du groupe ou de s'adapter aux besoins du projet. Cela établit les bases d'une collaboration flexible et réactive.
La session de Team Building
Pour une session de Team Building, où l'objectif est d'améliorer la collaboration à travers des exercices de renforcement d'équipe, aussi appelés ateliers de team building ou kickoffs longs, le feedback constructif est particulièrement adapté, combiné avec des éléments de feedback appréciatif (AAA).
Pourquoi ces types de feedback sont idéaux pour une session de Team Building ?
Bien que tout feedback appréciatif soit constructif dans son essence, notamment en encourageant et en valorisant les comportements positifs, le feedback constructif peut aller plus loin, en proposant des ajustements et des améliorations spécifiques.
Feedback Constructif : ces sessions visent souvent à identifier et à surmonter les obstacles à une collaboration efficace. Le feedback constructif, axé sur l'amélioration et la croissance, peut aider les membres de l'équipe à comprendre comment leurs actions affectent le groupe et à identifier des façons d'améliorer leur contribution à la dynamique d'équipe.
Feedback Appréciatif (AAA) : reconnaître et valoriser les contributions positives et les forces de chaque membre renforcent la cohésion de l'équipe et la motivation. Cela incite également les comportements qui favorisent une bonne collaboration.
La session d’Exploration
Pour une Session d’Exploration dans laquelle les participants approfondissent le contexte, les parties-prenantes, les problèmes, les solutions et/ou les processus. Aussi connue sous les noms de séance de collecte d'informations, de cartographie des flux de valeur ou d'ateliers de conception, le Feedback SBI (Situation-Behavior-Impact) semble adapté.
Pourquoi le feedback SBI est idéal pour une session d’Exploration ?
Ce choix se justifie par la nature exploratoire et analytique de ces sessions, où une compréhension précise et des observations claires sont cruciales. Le Feedback SBI aide à articuler des retours basés sur des faits observables et leurs impacts, ce qui est essentiel pour guider les ajustements et les améliorations dans un processus d’exploration.
Le fait de commencer par décrire la situation permet de s'assurer que le feedback est pertinent et ancré dans la réalité de ce qui a été exploré durant la session.
Ensuite, l'identification des actions spécifiques ou les contributions (comportement) durant la session aide à reconnaître les efforts utiles et à pointer les domaines où des ajustements pourraient être bénéfiques.
Enfin, discuter de l’impact des actions sur la session permet de comprendre la valeur de différentes contributions et d'orienter les prochaines étapes.
La session Stratégique
La session Stratégique fait référence à un moment dédié dans lequel les participants évaluent les options dans leur contexte et prennent des décisions tactiques ensemble. Souvent désignées sous le terme de “révision stratégique”, de “mise à jour de stratégie” ou de “séminaire trimestrielle hors site”, le Feedback 360 degrés, le Feedback constructif et le Feedback DESC sont particulièrement appropriés.
Pourquoi le feedback 360 degrés et le feedback Constructif sont idéaux pour une session Stratégique ?
Ces types de feedback facilitent une évaluation complète et nuancée des décisions stratégiques, en tenant compte des perspectives multiples et en encourageant un dialogue ouvert sur les forces, les faiblesses et les opportunités d'amélioration.
Feedback 360 degrés : il offre une perspective globale, intégrant des retours de différents niveaux et des différentes fonctions de l'organisation. Cela assure que les décisions stratégiques sont alimentées par une totale compréhension des impacts potentiels à travers l'entreprise.
Feedback constructif : il encourage une discussion ouverte sur ce qui fonctionne bien et ce qui pourrait être amélioré dans les stratégies proposées. Il aide à identifier des actions spécifiques pour optimiser l'approche stratégique, tout en maintenant un cadre positif et orienté vers la croissance.
Le Feedback DESC : il est particulièrement utile pour exprimer des préoccupations ou des appréciations de manière structurée, en clarifiant les impacts des décisions stratégiques envisagées sur l'organisation ou les parties-prenantes.
La session de Planification
Lors d’une session de Planification, les participants évaluent les tâches à accomplir, établissent des priorités et déterminent le calendrier des actions. La Session de planification est également connue sous les noms de “planification de sprint”, “PI planning” (Program Increment), “réunion de réapprovisionnement”, ou “réunion de planification de projet”. Le feedback Tactique et le feedback SBI (Situation-Behavior-Impact) sont particulièrement bien adaptés pour la session de Planification.
Pourquoi le feedback Tactique et le feedback SBI sont idéaux pour une session de Planification ?
Ces types de feedback fournissent des orientations claires et spécifiques, ce qui est crucial pour ajuster et affiner le plan d'action en réponse aux besoins et aux priorités du projet.
Feedback Tactique : se concentre sur des actions ou des décisions spécifiques prises pendant la session de planification. Il offre des conseils précis sur la manière d'optimiser les ressources, d'ajuster les échéances ou de reprioriser les tâches pour répondre plus efficacement aux objectifs du projet.
Feedback SBI (Situation-Behavior-Impact) : permet d'aborder des situations spécifiques observées durant la session, le comportement ou les actions entreprises, et leur impact sur le plan global. Cela aide à clarifier pourquoi certaines décisions ont été prises et quel effet elles pourraient avoir sur l'avancement du projet.
La session de Synchronisation
Lors d’une session de Synchronisation, les participants se tiennent mutuellement informés de leurs réalisations, de ce sur quoi ils travaillent, des domaines dans lesquels ils ont besoin d'aide et s’ils sont bien en phase avec le plan prévu. Également appelée “StandUp Meeting”, ou “Daily Scrum”, l'utilisation d'un feedback appréciatif (AAA : Appréciation, Amplification, Ajustement) combiné avec des éléments de feedback tactique peuvent s'avérer particulièrement efficace lors d’une session de Synchronisation.
Pourquoi le feedback Appréciatif et le feedback Tactique sont idéaux pour une session de Synchronisation ?
Ces types de feedback favorisent un esprit de reconnaissance et d'encouragement tout en fournissant des conseils ciblés pour l'amélioration continue.
Feedback Appréciatif (AAA) : il valorise les contributions et les efforts de chacun, renforçant la motivation et la confiance au sein de l'équipe. Il crée une atmosphère positive qui encourage le partage ouvert et soutient l'engagement des membres de l'équipe envers leurs tâches et objectifs.
Feedback Tactique : il offre des orientations spécifiques et pratiques pour ajuster les plans d'action ou résoudre des problèmes au quotidien. Cela aide à maintenir l'équipe alignée et concentrée sur les priorités, tout en facilitant la gestion et la résolution proactive des obstacles.
La session Tactique
Lors d’une session Tactique, les participants se réunissent pour prendre des décisions à un niveau tactique. Également appelée “réunion tactique”, “mise à jour de projet”, “revue de portefeuille”, “réunion de mise à jour de statut” ou “réunion d'équipe hebdomadaire”, les approches de feedback Tactique et feedback SBI (Situation-Behavior-Impact) sont particulièrement adaptées.
Pourquoi le feedback Tactique et le feedback SBI sont idéaux pour une session Tactique ?
Ces sessions visent à résoudre des problématiques spécifiques, ajuster les plans d'action et s'assurer que les initiatives en cours sont en bonne voie, nécessitant ainsi des retours ciblés et actionnables.
Feedback Tactique : il permet de fournir des orientations précises et immédiatement applicables, essentielles pour l'ajustement rapide des tactiques et des stratégies à court terme. Il aide à clarifier les actions spécifiques nécessaires pour avancer efficacement vers les objectifs définis.
Feedback SBI (Situation-Behavior-Impact) : il offre un cadre structuré pour discuter des comportements observés, de leurs contextes et de leurs conséquences, facilitant ainsi une compréhension claire de l'efficacité des actions entreprises et de leurs impacts sur les objectifs du projet. Cela aide les équipes à identifier les succès à reproduire et les erreurs à éviter.
La session de Vérification
Au cours d’une session de Vérification, les participants passent en revue la valeur créée ou les apprentissages accumulés jusqu'à présent et évaluent cela avec leurs parties prenantes. Également appelée “revue de prestation de services”, “revue de sprint”, ou “démo du système”, l'utilisation combinée des feedback Constructif et feedback Appréciatif (AAA : Appréciation, Amplification, Ajustement), du feedback 360 ou encore du Perfection Game s'avèrent appropriée.
Pourquoi les feedbacks Constructif, Appréciatif ou 360 sont idéaux pour une session de Vérification ?
Ces types de feedback encouragent la reconnaissance des succès et des efforts, tout en identifiant de manière constructive les domaines d'amélioration.
Feedback Constructif : il permet d'aborder de façon constructive les zones d'amélioration identifiées au cours de la revue, en fournissant des suggestions spécifiques pour optimiser la valeur créée ou accroître l'apprentissage. Il encourage une approche orientée vers la solution, visant à améliorer les performances futures.
Feedback Appréciatif (AAA) : il reconnaît et valorise les contributions positives, les succès et les progrès réalisés. Cela renforce la motivation et la confiance des équipes et des individus, soulignant l'importance de leur travail et leur impact sur le projet.
Feedback 360 degrés : il offre une perspective globale, intégrant des retours de différents collègues, clients, partenaires. Cela assure, lors d’un entretien annuel par exemple, qu’il soit alimenté par une évaluation complète et transparente.
Perfection Game : cela peut aider à se focaliser sur ce qui a bien fonctionné et sur ce qui pourrait être amélioré, en fournissant des retours précis et actionnables pour les prochaines itérations.
Feedback CIA : cela peut être utilisé pour articuler précisément comment certaines actions ont influencé les résultats du projet et ce qui peut être amélioré pour les prochaines phases. Ce feedback est particulièrement utile dans les contextes dans lesquels les résultats/performances n'ont pas atteint les attentes et où un ajustement clair est nécessaire.
Pourquoi faut-il cultiver une culture de feedback ?
Cultiver une culture de feedback apporte un vent de changement dans la manière de communiquer au sein des organisations. Elle favorise un échange horizontal où chaque personne est encouragée à partager ses besoins, propulsant ainsi le bien-être au travail et l'innovation organisationnelle. Cette ouverture contribue à renforcer la confiance mutuelle et l'estime de soi.
Les avantages de donner du feedback :
Vous pouvez exprimer vos sentiments et préoccupations, ce qui apporte un soulagement personnel.
Cela vous incite à réfléchir sur vos méthodes de travail et à envisager des améliorations (par exemple, penser "j'aurais pu clarifier mes attentes et les délais").
Favorise une communication mature et égalitaire, en évitant les dynamiques parent-enfant.
Offre une satisfaction personnelle, notamment lorsque vous partagez un feedback positif.
Les bénéfices de recevoir du feedback :
Vous découvrez de nouvelles perspectives sur vous-même, identifiant vos points forts et domaines à développer.
Encourager le principe de réciprocité positive : une communication bienveillante de la part d'un collègue incite à faire de même.
Recevoir un accueil positif, particulièrement lorsqu’il s'agit de reconnaissances et d'encouragements.
Conclusion
Dans cette deuxième partie sur les Moments de collaboration unFIX, nous avons exploré comment des approches spécifiques de feedback peuvent transformer ces interactions clés en occasions d'apprentissage, d'innovation et de renforcement de l'esprit d'équipe. De la session de présentation à la session de vérification, chaque moment offre une opportunité d'appliquer le feedback de manière à encourager la croissance, la compréhension et l'efficacité collective.
Nous avons vu que le choix du type de feedback — qu'il soit appréciatif, constructif, basé sur le modèle SBI ou autre — peut influencer l'issue des moments de collaboration, les rendant plus fructueux et enrichissants pour tous les participants. L'objectif ultime est de cultiver une culture de feedback où la communication ouverte et positive permet à chacun de s'épanouir et de contribuer au maximum de ses capacités.
Dans la troisième et dernière partie de cette série, nous explorerons d'autres Moments de collaboration unFIX et comment le feedback peut servir de catalyseur pour l'excellence et l'innovation au sein de vos équipes.
Pour aller plus loin
Groupe Linkedin unFIX France : https://www.linkedin.com/groups/12993577/
Groupe Meetup unFIX France : https://www.meetup.com/fr-FR/unfix-france/
Communauté unFIX : https://community.unfix.com/
Merci d’avoir pris le temps de lire.
